"Precisión en Auditorías: Referencia Correcta, Impacto Real"

En el proceso de auditoría de un sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9001:2015, la claridad y la precisión en la redacción de los hallazgos de auditoría son fundamentales para garantizar la objetividad y la efectividad del informe. Uno de los errores más comunes que cometen los auditores es mencionar de manera incompleta el apartado normativo al que hace referencia un hallazgo, lo que puede generar ambigüedades y dificultar la corrección efectiva de las no conformidades o desviaciones identificadas.

Precisión en la Referencia Normativa

Cada requisito de la Norma ISO 9001:2015 está estructurado en apartados y subapartados que establecen obligaciones específicas para la organización. Al momento de documentar un hallazgo, es crucial que los auditores especifiquen no solo el número del apartado principal, sino también los literales correspondientes que detallan los aspectos específicos del requisito evaluado.Por ejemplo, si un auditor detecta que la organización no ha considerado el contexto en la determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad, el hallazgo no debería hacer referencia simplemente al apartado 4.3, sino que debe indicar claramente 4.3.a), que es el literal que establece la consideración del contexto de la organización como un criterio para definir el alcance del sistema.

Consecuencias de una Referencia Incorrecta o Incompleta

1. Falta de Precisión en la Acción Correctiva: Si el hallazgo no está correctamente referenciado, la organización podría abordar incorrectamente la no conformidad, implementando acciones correctivas ineficaces o insuficientes.
2. Ambigüedades y Errores en la Interpretación: Una referencia incompleta puede dar lugar a malentendidos entre auditores y auditados, afectando la confianza y efectividad del proceso de auditoría.
3. Riesgo de No Cumplimiento en Auditorías Externas: Si la organización basa sus correcciones en referencias inexactas, podría no cumplir con los requisitos normativos en auditorías de certificación o seguimiento.
4. Pérdida de Credibilidad del Auditor: Un informe de auditoría con referencias incorrectas refleja falta de rigor profesional, lo que podría afectar la reputación y credibilidad del auditor.
5. Dificultades en el Seguimiento de las Acciones Correctivas: Un hallazgo mal referenciado complica la verificación de la eficacia de las acciones correctivas en auditorías posteriores.

Beneficios de una Referencia Completa

1. Claridad en la Interpretación del Hallazgo: Especificar el apartado y el literal correspondiente reduce el riesgo de interpretaciones erróneas y asegura que la organización comprenda con exactitud la desviación respecto al requisito normativo.
2. Facilita la Acción Correctiva: Una referencia precisa permite a la organización identificar con rapidez el requisito incumplido y tomar medidas correctivas adecuadas, alineadas con la expectativa establecida en la norma.
3. Mayor Credibilidad y Profesionalismo: Un informe de auditoría bien estructurado, con referencias normativas completas, refuerza la credibilidad del auditor y demuestra un alto nivel de competencia y rigurosidad en la evaluación.
4. Optimiza el Seguimiento de la Conformidad: La correcta documentación de los hallazgos facilita el seguimiento y la verificación de la eficacia de las acciones correctivas implementadas, asegurando una mejora continua en el sistema de gestión de la calidad.
5. Facilita la Comparación y el Análisis de Tendencias: Cuando los hallazgos están documentados con referencias completas, es más sencillo analizar tendencias, identificar áreas recurrentes de no conformidad y establecer planes de mejora a largo plazo.

Conclusión

La correcta documentación de los hallazgos de auditoría, incluyendo el apartado y los literales específicos de la norma, es una práctica esencial para garantizar la efectividad del proceso de auditoría. Los auditores líderes deben fomentar esta práctica como parte del desarrollo de auditores internos y asegurarse de que los informes de auditoría aporten un valor real a la organización, contribuyendo al fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad.